善用「促進研討會」來分析需求

作 　 者：張憲中 精誠資訊 恆逸教育訓練中心 資深講師
技術分類：管理

軟體專案的苦水：需求說不清

資訊工程師花費了好多心血，去分析軟體的需求，經過三週的努力，終於寫出許多「使用案例圖」 (Use Case Diagram)以及文件。滿心以為搞定了，於是請使用單位簽字認可。使用者一看，傻眼了，大聲說：「叫我怎麼畫押嘛！錯誤一堆、而且根本不完整。」工程師一頭霧水，喃喃說到：「那妳們究竟要甚麼呢？」這種情境屢屢出現，所幸工程師有先將需求規格先給使用者看，多半的情況更慘：尚未獲得使用者確認，便急急忙忙開始寫程式，直到軟體全部完成了，使用者測試時才說：「拜託喔，這根本不是我要的東西！」這樣的問題幾乎是軟體人員最大的噩夢，統計恆逸眾多夥伴們執行專案的苦水，其中「需求說不清」佔了第一位(如圖)，第二位是「需求變不停」，雖然屬於另一種苦水，但其根源仍與「需求說不清」難以脫鉤。

需求說清楚：大大的挑戰

「需求說不清」的事實，不能責怪使用者、業務員、專案經理、工程師、或是老闆等…任何個人，因為各種不同職務的人，有其專業背景，而使用者的需求，卻來自五花八門商業背景，而且隱藏諸多「難以寸管形容」的角落，並非一般人可以單槍匹馬地分析，然後直接進入程式撰寫的。那麼，難道這樣就無解了嗎？未必。世界上的軟體開發在起始階段，也都面臨相同問題，但仍有為數眾多的專案終究能克服這個先天性困難，成功地交給用戶使用。那麼他們使用何種技巧呢？PMBOK在「蒐集需求」流程中提供了11種工具，「定義範疇」流程又提供了4種工具，兩個流程有個共同的工具：「促進研討會」 (Facilitated Workshop)，而這個工具也的確是簡單、有效；不需增加額外人力、時間與成本，只要在作業方式給予調整，其結果往往就會有出乎意料的改善。

促進研討會：把每個人零碎的認知編織成完整的大網

簡單而言，就是把使用者、業務員、專案經理、工程師等…相關人員齊聚一堂，針對使用者需求一一盤點、一項項由淺入深地反覆討論。例如：建置「銀行防制洗錢系統」專案，針對銀行公會的「同一帳戶於同一營業日之現金存、提款交易，分別累計達一定金額以上，且該交易與客戶身分、收入顯不相當或與本身營業性質無關者，要由系統偵測出來」，單獨這樣的需求是不足以編寫程式的，必須透過促進研討會，把其中可能的細部作法、以及可能面臨之技術與風險問題，一一展開討論。在上述案例討論中，就要釐清：「一定金額」是指多少錢？在現有系統中，這樣的數據從何而來？「交易與客戶身分、收入顯不相當」，將依據何種條件來判定？面對為數眾多的銀行客戶，每個人的收入數又從何得知？「營業性質」亦然，哪種營業算是「性質無關」？這些問題都不是單獨一個人可以解答，但在運作良好的促進研討會中，往往就容易獲得相對完整的解答，再由設計工程師就技術立場提出自己需澄清的部分，如果會議中無法獲得完整解答，則要指定專人澄清；如果公司內部無法解答，就要去詢問銀行公會或法律顧問，這樣反覆詢問、反覆推演，就容易把需求完整而詳細地規劃出來，同時一併談妥接收測試的方法與準則，讓最終使用者當場同意。

當然一定會有人說：「在我們公司，每個人都很忙，要聚在一起開會2-4小時，是超級困難的事。」所以通常形成這樣的結果：不是零零散散來開會、就是派些菜鳥來充數；談過之後，老是說：我不能決定，要帶回去問老闆。所以若要不讓這樣的情況發生，就要請公司各階主管重視這樣的研討會，務必全力支持專案經理來推動，参與成員要被授權代表該單位發言，否則主管要親自出席；直到需求確定之後，由公司副總或總經理批定，就是需求凍結點，再來開始進行軟體設計，過程中若有修改，則依據PMBOK的「整合變更」處理，一般而言，需求明確之後，再讓工程師專心設計軟體，往往勢如破竹、順利結案。

促進研討會：效益超高的需求分析工具

在國內業界，由於多數人、特別是主管們，並不了解促進研討會的超高效益，所以多半不予以重視。專案經理：「老闆，我們6個人明天要一起去台中召開促進研討會，與客戶進行需求訪談，高鐵票價4,000元，請同意。」老闆：「去那麼多人幹嘛？又不是打群架，業務去談就好，回來再告訴你們不就得了？」身為國際級的專案經理，我們一定要克服這樣錯誤的認知，向主管們尋求支援，善用促進研討會。以促進研討會不厭其煩地澄清需求(花費全案時程的20%~50%)，是備極辛勞的事，但是這樣的付出只是「流汗」；如果需求未澄清，便匆匆忙忙去開發程式，將會演變成「流血」！先謀定而後動、以「流汗」防止「流血」，是多麼合算的一件事呢。

促進研討會緣於1970年代IBM所創立「聯合應用發展會議」 (Joint Application Development, JAD)，它的效益如下(附註)： 1. 將｢需求不可控」的風險自80%降到10% 2. 資源不變的前提下，Function Points提升40%至85% 有這麼好的工具，能幫助我們脫離苦海，為何不好好運用呢！

附註：引用自Gottesdiener / Facilitated Workshops in Software Development Projects Paper for Software Management 2001

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